プライバシーポリシー・利用規約・特商法表示・Cookie対応まで
サービスの実態に合わせて整備します
Webサイト、アプリ、Webサービスを公開・運用する際には、プライバシーポリシー、利用規約、特定商取引法に基づく表示、Cookie・外部送信に関する説明など、さまざまな文書が必要になります。
これらの文書は、単に用意すればよいものではありません。問い合わせフォーム、会員登録、決済、アクセス解析、広告タグ、外部サービス、クラウドツールなど、実際のサービス内容やデータの流れと整合していることが重要です。
ビーンズ行政書士事務所では、サイト公開・サービス運用に必要な文書について、実態に合わせた整備を支援しています。
行政書士としての文書作成・契約実務の知見に加え、情報処理安全確保支援士としての視点を活かし、外部に説明できる文書と情報管理体制づくりをサポートします。
Webサイトを公開するため、プライバシーポリシーを用意したい。
テンプレートで作成したプライバシーポリシーや利用規約が、自社のサービス内容に合っているか不安がある。
問い合わせフォーム、アクセス解析、広告タグ、予約システム、決済サービスなどを利用しているが、どこまで説明すればよいかわからない。
アプリやWebサービスの公開にあたり、利用規約、プライバシーポリシー、特定商取引法に基づく表示をまとめて整備したい。
外部サービスやクラウドツールを使っているが、個人情報の取扱いや外部送信について整理できていない。
サービス公開後、仕様変更や外部ツールの追加により、既存の文書が実態とずれてきている。
取引先や顧客から、個人情報の取扱い、セキュリティ、規約内容について確認されたときに、説明しやすい状態にしておきたい。
プライバシーポリシーや利用規約は、ウェブサイト上に掲載して終わりではありません。
たとえば、プライバシーポリシーで問い合わせフォームを想定した「利用目的」を記載していても、実際にはアクセス解析、広告タグ、外部予約システム、決済サービスなどを通じて、さまざまな情報が取得・送信されており、それぞれで利用目的が異なる場合があります。
また、利用規約で禁止事項や免責事項を定めていても、実際のサービス仕様、課金方法、解約手続、ユーザー投稿、アカウント停止ルールなどと合っていなければ、トラブル時に十分に機能しません。
重要なのは、文書そのものを整えることではなく、サービスの実態と文書の内容を整合させることです。
当事務所では、ひな形に文言を当てはめるのではなく、サービス内容、データの流れ、外部サービスの利用状況、取引先や顧客への説明可能性を確認しながら、実務に合った文書整備を行います。
プライバシーポリシーは、自社の個人情報の取扱いを外部に説明するための重要な文書です。しかし、単にプライバシーポリシーだけを整えても十分とはいえません。
個人情報をどのように取得し、どこに保管し、誰がアクセスでき、委託先とどのように共有し、漏えい等が発生した場合にどう対応するのか。これらを社内で整理し、必要に応じて規程や運用ルールとして整えておくことが大切です。
当事務所では、プライバシーポリシーの作成・見直しに加え、個人情報取扱規程、安全管理措置、委託先管理、開示等請求対応など、個人情報管理に関する文書・体制整備を支援します。
Webサービス、アプリ、会員制サービス、予約サービス、投稿機能、課金サービスなどでは、サービスの内容に合った利用規約が必要です。
利用規約では、利用条件、禁止事項、アカウント管理、サービス停止、免責、損害賠償、退会、解約、ユーザー投稿、知的財産権、課金・返金ルールなどを整理します。
特に、テンプレートを流用した規約では、サービス仕様と規約の内容がずれていることがあります。たとえば、実際にはサブスクリプション課金があるのに解約手続が明確でない、ユーザー投稿機能があるのに投稿コンテンツの扱いが定められていない、退会やアカウント削除の実装と規約の記載が合っていない、といったケースです。
当事務所では、公開前・運用中のいずれの段階でも、実態に即した利用規約・サービスルールの整備を支援します。
ECサイト、オンライン講座、デジタルコンテンツ販売、サブスクリプション、アプリ内課金など、通信販売に該当するサービスでは、特定商取引法に基づく表示が必要となる場合があります。
販売価格、支払方法、引渡時期、返品・キャンセル、解約条件、事業者情報などを整理し、サービス内容に合わせた表示を整備します。
また、特定商取引法に基づく表示は、利用規約やプライバシーポリシーと切り離して考えるものではありません。課金、解約、返品、キャンセル、個人情報の取扱いなど、関連する文書同士の整合も確認します。
現代のウェブサイトでは、アクセス解析、広告配信、SNS連携、動画埋め込み、ヒートマップ、チャットツールなど、外部サービスを利用することが当たり前になっています。
これらのサービスを利用する場合、Cookie、端末情報、閲覧履歴、識別子などが外部に送信されることがあります。そのため、利用している外部サービスを確認し、プライバシーポリシー、Cookieポリシー、外部送信に関する説明などを整理することが重要です。
特に、Web制作会社や広告運用会社が外部ツールを導入している場合、サイト運営者自身が、どのサービスが導入されているのか把握できていないこともあります。
当事務所では、Webサイトに導入されている外部サービスを確認し、必要な説明文書の整備を支援します。
アプリやWebサービスでは、しっかりと文書で整備しておくことが大切な事項が意外と多いです。
会員登録、ログイン、課金、サブスクリプション、退会、アカウント削除、ユーザー投稿、通知、位置情報、広告SDK、解析SDK、決済サービスなど、実装内容に応じて、利用規約やプライバシーポリシーの記載を調整する必要があります。
また、アプリストアでの審査や、公開後の問い合わせ対応を考えると、退会・データ削除、課金・解約、外部SDKの利用、ユーザー投稿の扱いなどを、あらかじめ整理しておくことが重要です。
当事務所では、実装内容や利用している外部サービスを確認し、ストア審査や公開後の運用も意識した文書整備を支援します。
文書整備は、サイト公開前だけの作業ではありません。
サービスを運用しているうちに、次のような変更が発生することがあります。
このような変更があった場合、既存のプライバシーポリシーや利用規約が、実態と合わなくなっていることがあります。
むしろ、「最初に文章を作ったから大丈夫」と考え、アップデートについて検討していなかったという事例も少なくありません。
当事務所では、公開前の新規作成だけでなく、運用中の見直し、外部サービス追加時の確認、既存文書の整合性チェックにも対応します。
文書は、実際のサービス内容や運用と合っていなければ意味がありません。
当事務所では、どのような情報を取得しているか、どの外部サービスを利用しているか、どのような取引条件でサービスを提供しているかを確認し、実態に合わせて文書を整備します。
そのため、文書の見直し・更新であっても、サービスの内容を詳しく伺ってから対応する必要があるため、報酬額も同一としております
プライバシーポリシー、利用規約、特定商取引法に基づく表示、Cookie・外部送信に関する説明は、利用者や取引先に対して、自社の対応を説明するための文書でもあります。
そのため、単に法律用語を並べるのではなく、必要な内容を過不足なく整理し、外部に説明できる状態にすることを重視します。
外部送信に関する情報の公開は基本的に任意ですが、電気通信事業法により一部のサイトやサービスでは公開が義務付けられています（外部送信規律）。
中小企業や小規模サービスに、大企業向けの厳格な体制や複雑な規程をそのまま導入しても、運用できないことがあります。
当事務所では、事業規模、サービス内容、取引先から求められる水準に応じて、現実的に運用できる文書整備を提案します。
プライバシーポリシー、利用規約、特定商取引法に基づく表示、Cookie・外部送信説明、契約書、取引先向け説明資料などは、それぞれ独立しているようで、実際には相互に関係しています。
当事務所では、個別の文書だけでなく、必要に応じて各種文書同士の整合性も確認しながら整備します。
まずは、お問い合わせフォームからご相談内容をお知らせください。
サイト公開前の新規作成、既存文書の見直し、アプリ・Webサービスの文書整備、外部サービス追加に伴う確認など、現在の状況を簡単にご記載ください。
サービス内容、公開予定または運用状況、取得している情報、利用している外部サービス、必要な文書の有無などを面談にて確認します。
必要に応じて、現在のWebサイト、既存のプライバシーポリシー、利用規約、サービス資料などを確認します。
必要な文書、見直し範囲、確認すべき事項を整理したうえで、対応範囲と報酬額をご提示します。
無理にご依頼を勧めることはありません。現状の確認だけで足りる場合は、その旨もお伝えします。
初回確認を踏まえ、正式にご依頼いただける場合は、当事務所所定の業務委託申込書へのご署名（または電子サイン）をいただきます。
正式にご依頼いただいた後、サービス仕様、個人情報の取扱い、外部サービス、決済、会員登録、投稿機能、問い合わせフォームなど、文書作成に必要な事項を確認します。
確認した内容をもとに、プライバシーポリシー、利用規約、特定商取引法に基づく表示、Cookie・外部送信に関する説明などの文書案を作成します。
必要に応じて、修正・確認を行い、実際の公開・運用に使える形に整えます。
文書を納品した後も、サービス内容や外部サービスの変更があった場合には、必要に応じて見直しに対応します（※有償）。
はい。公開前の段階でもご相談いただけます。
むしろ、公開前に文書整備の観点から確認しておくことで、後から利用規約やプライバシーポリシーを大きく修正する負担を減らせる場合があります。
はい。既存文書の見直しにも対応しています。
現在の文書が、実際のサービス内容、外部サービスの利用状況、個人情報の取扱い、課金・解約ルールなどと合っているかを確認します。
報酬額は新規作成の場合と同一です
はい。テンプレートをもとに作成された文書についても確認できます。
ただし、テンプレートの文章が正しいかどうかだけでなく、貴社のサービス内容や運用実態に合っているかを確認することが重要です。
報酬額は新規作成の場合と同一です
はい。Web制作会社、システム開発会社、アプリ開発会社から、自社クライアントに関する文書整備のご相談も歓迎です。
クライアントのサイト公開、アプリ公開、サービス運用にあたり、プライバシーポリシー、利用規約、Cookie・外部送信に関する説明などの文書整備が必要な場合はお気軽にご相談ください。
当事務所は、技術的な脆弱性診断やペネトレーションテストは行っておりません。
サイト公開・サービス運用に必要な文書、個人情報の取扱い、外部サービス利用、取引条件、利用者への説明内容などを整理するサービスを提供しております。
情報セキュリティ体制や取引先対応については、別途「取引先対応・情報管理体制の整備」として対応しています。
東京都江東区の当事務所での対応や貴社事業所への訪問のほか、オンライン相談にも対応しています。
メールや電話だけで受任・作業進行することはございません。受任時に必ず面談を実施しております。
サイト公開やサービス運用に必要な文書は、事業内容や利用している外部サービスによって変わります。
まずは現在の状況を伺い、必要な文書と整備範囲を整理します。無理にご依頼を勧めることはありません。