プライバシーポリシーから社内ルールまで
個人情報の取扱いを説明できる状態に整えます
プライバシーポリシーは、個人情報の取扱いを外部に説明するための重要な文書です。
しかし、プライバシーポリシーだけを整えても、実際の個人情報管理が整理されていなければ、取引先や利用者に対して十分な説明はできませんし、何より漏えいなどの事故発生リスクが高まります。
どのような個人情報を取得しているのか。何のために利用しているのか。どこに保管し、誰がアクセスできるのか。委託先や外部サービスにどのように共有しているのか。漏えい等が発生した場合に、どのように対応するのか。
これらを整理したうえで、プライバシーポリシー、個人情報取扱規程、社内ルール、取引先向け説明資料などに反映することが重要です。
当事務所では、プライバシーポリシーの作成・見直しに加え、個人情報の取扱いに関する文書・ルール・説明体制の整備を支援します。
行政書士としての文書作成の知見と、情報処理安全確保支援士および個人情報保護士としての情報管理の視点を活かし、事業の実態に合ったプライバシー対応をサポートします。
Webサイトやスマホアプリを公開するため、プライバシーポリシーを作成したい。
既存のプライバシーポリシーが、現在のサービス内容や外部サービスの利用状況と合っているか不安がある。
問い合わせフォーム、資料請求、予約、会員登録、EC、アプリなどで取得している個人情報を整理できていない。
Google Analytics、広告タグ、予約システム、決済サービス、メール配信サービスなどを利用しているが、プライバシーポリシーにどう反映すればよいかわからない。
個人情報取扱規程や社内ルールを整備したいが、何を定めればよいかわからない。
取引先から、個人情報管理や安全管理措置について説明を求められた。
テンプレートで作成したプライバシーポリシーを使っているが、自社の実態に合っているか確認したい。
漏えい、誤送信、紛失などが発生した場合の初動対応を決めておきたい。
プライバシーポリシーは、個人情報の取扱いを外部に説明する文書です。
しかし、実際には、プライバシーポリシーに書く前提として、社内で整理しておくべき事項があります。たとえば、次のような点です。
これらが整理されていない状態でプライバシーポリシーという文書だけを作成しても、実際の運用と文書の内容がずれてしまうことがあります。
当事務所では、プライバシーポリシーの文章だけを見るのではなく、個人情報の取得・利用・管理・説明の流れを確認し、必要な文書やルールを整備します。
Webサイト、アプリ、Webサービス、ECサイト、予約サイト、問い合わせフォームなどの内容に合わせて、プライバシーポリシーを作成・見直しします。
一般的な内容ではなく、実際のサービス内容やデータの流れを確認したうえで、事業の実態に合った内容に整えます。
プライバシーポリシーが外部向けの文書であるのに対し、個人情報取扱規程や社内ルールは、社内で個人情報をどのように扱うかを定める文書です。
大企業向けのルールを流用しても、中小企業では実際には運用できないことがあります。当事務所では、事業規模や取扱う情報の内容に応じて、現実的に運用できる範囲でルールを整備します。
個人情報の取扱いにおいては利用目的を整理することが重要となります。
問い合わせ対応、資料送付、契約手続、サービス提供、請求、メール配信、予約管理、会員管理、広告配信、アクセス解析など、実際の業務ごとに個人情報の利用目的を確認します。
また、必要以上の情報を取得していないか、取得している情報と利用目的が対応しているかも確認します。
個人情報を適切に管理するには、どのような情報を、どこで、誰が、どのように扱っているかを整理する必要があります。
特に、複数のクラウドサービス、外部委託先、メール配信ツール、予約システム、決済サービスなどを利用している場合、個人情報の移動や所在が見えにくくなることがあります。
当事務所では、個人情報管理台帳や取扱状況一覧の作成を通じて、個人情報の流れを把握しやすい形に整理します。
個人情報の取扱いでは、外部委託先や外部サービスの利用状況を整理することも重要です。
各種クラウドサービス、決済サービス、予約システム、メール配信サービス、広告配信サービス、アクセス解析ツールなど、個人情報や関連データが外部に関係する場面は少なくありません。
当事務所では、委託先や外部サービスの利用状況を確認し、プライバシーポリシーや社内ルールに反映します。
個人情報を取り扱う場合、組織的・人的・物理的・技術的な観点から、安全管理のための措置を講ずる必要があり、その内容を整理しておくことが重要です。
ただし、中小企業にとっては、すべてを大企業並みに整備することは現実的ではありません。当事務所では、現在の運用状況を確認し、事業規模や取扱情報に応じて、まず整えるべき項目を整理します。
個人情報の漏えい、誤送信、紛失、盗難、マルウェア感染、不正アクセスなどが発生した場合、初動対応が重要です。
何が起きたのかを確認する前に、関係者が個別に連絡したり、証拠となる情報を消してしまったりすると、状況把握が難しくなることがあります。
当事務所では、漏えい等が疑われる場合の初動確認項目や、社内連絡フロー、取引先への一次報告文案などの整備を支援します。
本人から、保有個人データに関する開示、訂正、利用停止などの請求を受けた場合は、適切に対応する必要があります。
その際、誰が受付を行い、本人確認をどのように行い、どの範囲で回答し、どのように記録を残すのかを決めておくことが重要です。
当事務所では、開示等請求を受けた場合の社内対応フローや、受付文案、回答文案の整備を支援します。
個人情報管理やプライバシー対応は、事業内容によって必要な対応が異なります。
たとえば、企業サイトで問い合わせフォームだけを設置している場合と、会員登録、課金、アプリ、位置情報、広告SDK、外部API、ユーザー投稿などを扱うサービスでは、確認すべき事項が大きく異なります。
問い合わせフォーム、資料請求、採用応募、アクセス解析、広告タグなどを確認し、プライバシーポリシーや外部送信に関する説明を整備します。
購入者情報、配送先情報、決済情報、予約情報、キャンセル対応、メール配信、外部決済サービスなどを確認し、プライバシーポリシーや関連文書を整備します。
会員登録、ログイン、課金、退会、アカウント削除、外部SDK、通知、位置情報、ユーザー投稿などを確認し、アプリやWebサービスの実装に合った文書を整備します。
取引先から預かる情報、業務委託先との共有、クラウドサービス利用、セキュリティチェックシート対応などを確認し、取引先に説明できる情報管理体制を整備します。
プライバシーポリシー、個人情報取扱規程、委託先管理ルール、開示等請求フローなどは、実際の運用と合っていなければ意味がありません。
当事務所では、事業内容や運用実態を確認し、文書と実態の整合を重視します。
個人情報管理は、社内で行うだけでなく、利用者、取引先、委託元に説明できる状態にしておくことが重要です。
当事務所では、プライバシーポリシー、取引先向け説明資料、社内ルールなどを通じて、外部に説明しやすい形に整えます。
分厚い規程や複雑な管理体制を作っても、実際に運用できなければ意味がありません。
当事務所では、事業規模、従業員数、取扱情報、利用している外部サービスに応じて、現実的に運用できる文書・ルールを提案します。
個人情報管理では、法的な表示や規程だけでなく、アクセス権限、クラウド利用、パスワード管理、委託先管理、インシデント対応など、情報セキュリティの観点も関係します。
当事務所では、行政書士としての文書作成と、情報処理安全確保支援士および個人情報保護士としての視点を組み合わせ、文書面と管理体制の両方から確認します。
まずは、お問い合わせフォームからご相談内容をお知らせください。
プライバシーポリシーの新規作成、既存文書の見直し、個人情報取扱規程の整備、取引先対応、漏えい等発生時の初動対応など、現在の状況を簡単にご記載ください。
Webサイトやサービスの内容、取得している個人情報、利用している外部サービス、既存文書の有無、社内ルールの有無などを確認します。
修正要否に関する簡易的な確認です。詳細は確認は正式に受任後に実施します。
必要な文書、確認すべき事項、見直し範囲を整理したうえで、対応範囲と報酬額をご提示します。
現状の確認だけで足りる場合は、その旨もお伝えします。
初回確認を踏まえ、正式にご依頼いただける場合は、当事務所所定の業務委託申込書へのご署名（または電子サイン）をいただきます。
正式にご依頼いただいた後、個人情報の取得場面、利用目的、保管場所、委託先、外部サービス、安全管理措置、問い合わせ対応などを確認します。
確認した内容をもとに、プライバシーポリシー、個人情報取扱規程、管理台帳、初動対応フロー、開示等請求対応フローなど、必要な文書を作成します。
内容をご確認いただき、必要に応じて修正したうえで納品します。
Webサイト掲載用、社内共有用、取引先説明用など、用途に応じた形で整えます。
はい。プライバシーポリシーのみの作成・見直しにも対応しています。
内容を適切に整えるために、取得している個人情報、利用目的、外部サービス、委託先、安全管理措置などの確認が必要です。
はい。個人情報取扱規程のみの作成にも対応しています。
規程を実際に運用できる内容にするため、事業規模、取扱情報、担当者、外部サービス、委託先などを確認します。
本サービスは、Pマーク取得を目的としたコンサルティングではありません。
PマークやISMSを取得するほどではないものの、個人情報の取扱いに関する文書やルールを整えておきたい中小企業向けの支援です。
はい。テンプレートをもとに作成されたプライバシーポリシーの確認にも対応しています。
文章の形式だけでなく、実際のサービス内容、取得している情報、外部サービス、利用目的と合っているかを確認します。
修正にかかる報酬額は新規作成の場合と同一です
はい。アクセス解析、広告タグ、予約システム、決済サービス、メール配信ツールなど、Webサイトやサービスで利用している外部サービスの整理にも対応しています。
必要に応じて、外部送信に関する説明やCookieポリシーの整備にも対応します。
はい。個人情報の漏えい、誤送信、紛失、不正アクセスなどが疑われる場合の初動整理にも対応します。
ただし、緊急性が高い場合や技術的な調査が必要な場合には、専門のセキュリティ事業者等との連携が必要になる場合があります。
当事務所は、技術的な脆弱性診断やペネトレーションテストは行っておりません。
個人情報の取扱い、文書整備、社内ルール、外部説明、取引先対応に関する支援を提供しています。
東京都江東区の当事務所での対応や貴社事業所への訪問のほか、オンライン相談にも対応しています。
メールや電話だけで受任・作業進行することはございません。受任時に必ず面談を実施しております。
個人情報管理は、プライバシーポリシーを作れば終わりではありません。
どのような情報を取得し、何のために利用し、どこに保管し、誰がアクセスでき、外部サービスや委託先とどのように関係しているのか。
まずは現在の取扱状況を整理することが重要です。無理にご依頼を勧めることはありません。