サイト公開・取引先対応に必要な文書と情報管理体制を整えます
ビーンズ行政書士事務所では、中小企業・スタートアップ、フリーランス・Webサービス運営者の方を対象に、事業の実態に合わせた文書整備と情報管理体制づくりを支援しています。
プライバシーポリシーや利用規約は、単に作成すればよいものではありません。実際のサービス内容や実際の個人情報の取扱い方法、外部サービスの利用状況、取引先から求められる説明内容と整合していることが重要です。
また、契約書や著作権に関する文書も、事業の運用実態や取引条件と合っていなければ、トラブルが発生したときに十分機能しません。
当事務所では、行政書士としての文書作成・権利関係の整理に加え、情報処理安全確保支援士としての知見を活かし、外部に説明できる文書と情報管理体制の整備をサポートします。
Webサイトやサービスを公開するにあたり、プライバシーポリシーや利用規約を整備したい。
問い合わせフォーム、アクセス解析、広告タグ、予約システム、決済サービスなどを利用しており、個人情報の取扱いや外部送信について整理したい。
テンプレートで作成した文書が、実際のサービス内容や運用実態と合っているか不安がある。
取引先から、セキュリティチェックシートや情報管理体制について確認を求められた。
PマークやISMSを取得するほどではないが、最低限の情報管理体制は整えておきたい。
契約書、著作権、コンテンツ利用、制作物の権利関係を整理したい。
こどもに関わる事業で、こども性暴力防止法（日本版DBS）対応に向けた規程や情報管理体制を整備したい。
Webサイト、スマホアプリ、Webサービス等を公開・運用する際には、プライバシーポリシー、利用規約、特定商取引法に基づく表示、Cookieや外部送信に関する説明など、さまざまな文書が必要になります。
しかし、これらの文書は、サービスの内容や運用実態とずれていると意味がないばかりか、事業者にとってリスクにもなり得ます。取得する情報、利用する外部サービス、決済・会員登録・問い合わせフォームの有無、ユーザー投稿や解約ルールなどを確認したうえで、実態に合った文書として整備することが重要です。
当事務所では、単なる文書作成ではなく、公開後の運用や外部への説明も見据えた文書整備を支援します。
プライバシーポリシーは、個人情報の取扱いを外部に説明するための重要な文書です。ただし、単にプライバシーポリシーという文書を作成するだけでは十分とはいえません。
個人情報をどのように取得し、どこに保管し、誰がアクセスでき、委託先とどのように共有し、漏えい等が発生した場合にどう対応するのか。これらを社内で整理し、必要に応じて規程や運用ルールとして整えておくことが大切です。
当事務所では、プライバシーポリシーの作成・見直しに加え、個人情報取扱規程、安全管理措置、委託先管理、開示等請求対応など、個人情報管理に関する文書・体制整備を支援しています。
近年、中小企業でも、取引先から情報管理体制やセキュリティ対策について確認を求められることが増えています。
セキュリティチェックシートへの回答、情報セキュリティ基本方針の有無、アカウント管理、クラウド利用、委託先管理など、確認される内容は多岐にわたります。
PマークやISMSを取得するほどではない場合でも、取引先に対して最低限説明できる状態を整えておくことは、受注機会や信頼確保の面で重要です。
当事務所では、実態以上に良く見せるのではなく、現状を整理したうえで、説明しにくい点や優先して整えるべき項目を明確にします。必要に応じて、基本方針、社内ルール、取引先説明資料の整備まで対応します。
Webサイトやアプリの制作に限らず、文章、写真、音楽、動画などを扱う事業では、権利者との契約条件や著作権の整理も重要です。
業務委託契約、秘密保持契約、ライセンス契約、利用許諾契約などは、取引条件を明確にし、スムーズな業務遂行を助け、後日のトラブルを防ぐための基礎になります。
また、コンテンツを利用する側・制作する側のいずれにとっても、著作権の帰属、利用範囲、二次利用、改変、再許諾などを整理しておくことが重要です。
当事務所では、契約書作成・レビュー、著作権相談、著作権登録、コンテンツ利用許諾など、事業運営に必要な契約・権利関係の整理を支援します。
上記の支援領域に加え、特定の制度・業種に応じた文書整備にも対応しています。
こども性暴力防止法（通称：日本版DBS。2026年12月施行）は、子どもに関わる事業者に「安全確保措置」と「情報管理措置」の2つの義務を課します。安全確保措置（犯罪事実確認等）への関心は高まりやすい一方、情報管理措置（情報管理規程の整備・アクセス権限管理・情報取扱者研修）は準備が後回しになりがちです。
しかし情報管理措置の不備は刑事罰・行政処分の対象となります。規程を整えるだけでなく、担当者への研修実施まで完了して初めて義務履行となります。
当事務所では、この法律により事業者に求められる「情報管理措置」に関する文書作成支援や研修実施を支援します。
結婚生活には、夫婦だけの約束事があります。
家計をどう管理するか。仕事と家事をどう分担するか。子どもや親族との関係をどう考えるか。住まい、財産、将来設計について、どのような考え方を持っているか。
こうした内容は、結婚前には何となく話していても、具体的な文書として整理されていないことが少なくありません。
当事務所では、テンプレートに当てはめるだけではなく、お二人の考え方や生活設計を伺いながら、専用の婚前契約書・夫婦間契約書を作成します。
プライバシーポリシー、利用規約、契約書、情報セキュリティ基本方針などの文書は、作成するだけでは十分ではありません。
実際の業務、サービス仕様、データの流れ、外部サービスの利用状況、取引先からの確認事項と整合している必要があります。
当事務所では、文書作成だけで終わるのではなく、実態を確認しながら、外部に説明できる文書として整備することを重視しています。
行政書士として、契約書、規約、方針などの作成に対応します。また、情報処理安全確保支援士として、情報管理やセキュリティに関する基本的な考え方を踏まえて、文書と体制の整備を支援します。
法務・文書面だけでなく、Webサイト、クラウドサービス、外部ツール、データ管理の実態を踏まえて相談できる点が特徴です。
各種の認証制度や大規模な管理体制は、すべての企業にとって必要なものではありません。
当事務所では、PマークやISMSの取得を前提とするのではなく、事業規模や取引先から求められる説明内容に応じて、現実的な範囲で必要な文書・ルール・説明体制を整えることを重視しています。
Webサイトやサービス運用では、文書、個人情報、契約、著作権、セキュリティが別々の問題として現れるわけではありません。
たとえば、Webサービスを公開する場合には、利用規約、プライバシーポリシー、外部サービス利用、コンテンツ権利などが相互に関係します。
当事務所では、個別の文書だけでなく、事業全体の流れを踏まえて、必要な整備範囲を整理します。
ご相談内容が明確でない段階でも問題ありません。
たとえば、次のようなご相談から対応できます。
内容を伺ったうえで、必要な対応範囲を整理します。無理にご依頼を勧めることはありません。